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Companies House WebFiling Moves to GOV.UK One Login on 13 October 2025 Companies House WebFiling migra a GOV.UK One Login: qué cambia y por qué es importante El 13 de octubre de 2025, el sistema Companies House WebFiling pasó a integrarse con GOV.UK One Login. Este cambio no es aislado, sino parte de una transformación mucho más amplia impulsada por la Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 (ECCTA). A partir de esta reforma, Companies House deja de ser un mero registro pasivo y pasa a actuar como organismo regulador activo, con capacidad para revisar, cuestionar y rechazar presentaciones, así como exigir documentación adicional cuando la información no sea coherente. En este artículo se explica cómo funciona la migración a GOV.UK One Login, qué ocurre con el código de autenticación de la empresa, los nuevos requisitos de verificación de identidad y el registro ACSP, y cómo afectan estos cambios a directores, contables y asesores. Puntos clave del cambio a GOV.UK One Login Desde el 13 de octubre de 2025, ya no es posible compartir el acceso a una cuenta de WebFiling. Cada persona que presente documentos (directores, contables, empleados autorizados) debe crear su propio GOV.UK One Login con un email único. Al vincular una cuenta antigua de WebFiling a un solo One Login, se elimina automáticamente el acceso de todos los demás usuarios compartidos. El código de autenticación de la empresa sigue siendo válido y esencial, ya que acredita la autoridad para presentar documentos, incluso con el nuevo sistema. ¿Para qué sirve Companies House WebFiling? WebFiling es el servicio gratuito online de Companies House que permite presentar digitalmente la mayoría de los documentos legales de sociedades limitadas y LLP. Se utiliza para tareas habituales como: Presentar confirmation statements Depositar cuentas anuales Registrar emisiones de acciones Modificar datos de la empresa (domicilio social, directores, etc.) Normalmente, los documentos se procesan en unas 24 horas, lo que lo convierte en un sistema más rápido y económico que el envío en papel. Cambio importante de acceso Aunque la plataforma de presentación sigue existiendo, el acceso ahora solo es posible a través de GOV.UK One Login. Además, no todas las empresas pueden usar WebFiling, incluso tras la migración. Quedan excluidas: Empresas cuyo número solo contiene dígitos Sociedades con prefijos NI, RO o SC LLP con prefijos OC, SO o NC Empresas con más de 1.000 accionistas Estructuras accionariales complejas o con listas de filiales obligatorias Cómo funciona el código de autenticación de la empresa (y por qué sigue siendo imprescindible) El código de autenticación actúa como la firma digital de la empresa. Es un código alfanumérico de 6 caracteres que autoriza la presentación de documentos ante Companies House. Sin este código, no es posible realizar trámites online. Se envía por correo postal al domicilio social tras la constitución de la empresa (normalmente en 5 días laborables). No se envía por email. Puede enviarse al domicilio de un director activo si se solicita. Si pierdes el código Puedes solicitar uno nuevo desde WebFiling indicando el número de la empresa. El código se enviará nuevamente por correo postal. Seguridad con One Login Ahora la seguridad se basa en tres elementos combinados: Tu cuenta personal GOV.UK One Login Autenticación en dos factores El código de autenticación de cada empresa Cada código de empresa se vincula al login personal del usuario, no a una cuenta compartida. Fin de las cuentas compartidas de WebFiling Desde octubre de 2025: Solo una persona puede vincular una cuenta antigua de WebFiling a su One Login. El resto de usuarios pierde el acceso automáticamente. Cada miembro del equipo debe crear su propia cuenta y obtener autorización empresa por empresa mediante códigos de autenticación. Esto obliga a gestionar múltiples cuentas individuales, en lugar de una cuenta compartida. Impacto en contables, asesores y equipos internos Contables y bookkeepers Cada profesional debe tener: Su propio GOV.UK One Login Autorización individual para cada cliente mediante el código de autenticación La carga administrativa aumenta, especialmente para quienes gestionan muchos clientes. Agentes de constitución de empresas Antes, una sola cuenta gestionaba cientos de empresas. Ahora: Cada empleado necesita acceso individual Los códigos deben distribuirse y controlarse cuidadosamente Es necesario revisar los procesos de entrega y control de clientes Equipos de secretaría societaria Las grandes empresas y grupos con filiales deben: Decidir quién necesita acceso Solicitar códigos para cada entidad Coordinar autorizaciones de forma individual El acceso compartido dejó de existir oficialmente el 13 de octubre de 2025. Usuarios de software externo El uso de software de terceros sigue siendo posible, pero las cuentas con presenter ID también deben estar vinculadas a GOV.UK One Login y gestionadas a nivel individual. Verificación de identidad y registro ACSP: los próximos cambios La migración a GOV.UK One Login es solo el primer paso. Entre finales de 2025 y principios de 2026 entran en vigor dos nuevas obligaciones clave. Verificación de identidad Desde el 18 de noviembre de 2025: Todos los directores y PSC deben verificar su identidad Los nuevos directores tienen 14 días desde su nombramiento Los existentes dispondrán de ventanas de verificación durante un periodo transitorio de 12 meses Tras la verificación, Companies House emitirá un código personal de 11 caracteres, distinto del código de empresa y del One Login, necesario para determinados trámites. Registro como ACSP El registro como Authorised Corporate Service Provider (ACSP) será obligatorio para: Contables Agentes de constitución Cualquier persona que presente documentos en nombre de terceros Registro voluntario: desde el 18 de marzo de 2025 Registro obligatorio: primavera de 2026 Coste: £55 (pago único) Obligación de supervisión bajo normativa AML del Reino Unido Desde el 8 de abril de 2025, los ACSP también pueden ofrecer servicios de verificación de identidad, creando una posible nueva línea de ingresos. Esta reforma refuerza el control y la transparencia, pero puede llevar a que pequeños despachos abandonen estos servicios por el aumento de obligaciones regulatorias.  

What is a VAT Number (Value Added Tax Identification Number)? ¿Qué es un número de IVA? Un número de IVA (Value Added Tax Number), también conocido como VAT Registration Number (VRN), es un identificador único de nueve dígitos que se asigna a las empresas para recaudar y declarar el IVA. En Inglaterra, Escocia y Gales, los números de IVA comienzan con el prefijo “GB”, mientras que en Irlanda del Norte utilizan el prefijo “XI”. ¿Por qué es importante tener un número de IVA? El número de IVA identifica de forma única a cada empresa ante la administración tributaria y permite declarar y pagar correctamente el impuesto. El IVA puede entenderse desde distintos puntos de vista: Para el Estado, es un impuesto al consumo que genera ingresos públicos. Para el consumidor, es un impuesto incluido en el precio final de bienes y servicios. Para el fabricante, grava el valor que añade al producto, aunque puede recuperar el IVA soportado en sus costes. Para el vendedor, se aplica en cada fase de la cadena de producción y distribución, garantizando que solo tribute el valor añadido en cada etapa. Este sistema asegura transparencia y un reparto equitativo del impuesto a lo largo de la cadena comercial. ¿Quién necesita un número de IVA en el Reino Unido? Una empresa en el Reino Unido que venda bienes o servicios B2B o B2C puede necesitar un número de IVA en dos situaciones: Registro obligatorio El registro es obligatorio cuando la facturación sujeta a IVA supera el umbral de £90.000 en el ejercicio fiscal 2024/25. Una vez superado, la empresa debe registrarse para cumplir con la normativa fiscal. Registro voluntario Las empresas que no alcanzan ese umbral pueden registrarse de forma voluntaria. Esta decisión debe valorarse cuidadosamente, teniendo en cuenta ventajas como la recuperación del IVA soportado y las obligaciones administrativas adicionales. ¿Cuándo necesita una empresa de la UE o fuera de la UE un número de IVA en el Reino Unido? Una empresa con sede en la UE o fuera del Reino Unido puede necesitar un número de IVA británico en los siguientes casos: Venta de productos mediante dropshipping o reventa a clientes del Reino Unido Venta de productos o servicios digitales a clientes británicos Uso de Amazon FBA con almacenamiento de productos en centros logísticos del Reino Unido Ventas B2C en el Reino Unido Cualquier empresa que venda directamente a consumidores británicos debe registrarse a efectos de IVA dentro de los 30 días posteriores a su primera operación imponible, incluso si la operación está sujeta a tipo cero. ¿Quién necesita un número de IVA en la Unión Europea? Las empresas no residentes en la UE, como las establecidas en el Reino Unido, suelen necesitar un número de IVA en la UE si realizan operaciones transfronterizas. No existe un umbral mínimo de facturación para no residentes. Algunos supuestos habituales incluyen: Venta de bienes a empresas registradas a efectos de IVA en la UE Prestación de servicios transfronterizos dentro de la UE (B2B o B2C) Importación de bienes o servicios en la UE con aplicación del mecanismo de inversión del sujeto pasivo Comercio electrónico y servicios digitales a consumidores de la UE Nota importante No existe un único “número de IVA europeo”. Las empresas no residentes deben registrarse en el país de la UE donde se encuentren sus clientes. Las empresas residentes en la UE, en cambio, están sujetas a un umbral conjunto de 10.000 € para ventas transfronterizas B2C. ¿Cómo obtener un número de IVA?   Registro de IVA en el Reino Unido Debes registrarte a través de HMRC, utilizando tu cuenta Government Gateway. Las empresas extranjeras que realicen operaciones sujetas a IVA en el Reino Unido también deben registrarse. Registro de IVA en la UE Si operas en la UE desde fuera, debes identificar el país de registro y seguir el procedimiento fiscal de ese Estado miembro, normalmente a través de su portal tributario online. ¿Cómo facturar con un número de IVA en la UE? En la UE, las empresas deben emitir una factura de IVA cuando se realiza una operación sujeta a impuesto. Existen distintos tipos de factura según la operación: Tipos de facturas de IVA en la UE Factura completa de IVA: usada en operaciones B2B y en transacciones B2C de mayor importe. Factura simplificada: utilizada en operaciones de bajo valor (normalmente inferiores a 100 €). Factura modificada: adaptada a sectores o necesidades específicas. Factura de autofacturación: emitida por el cliente en nombre del proveedor, con autorización previa. Factura proforma: documento informativo previo, sin validez fiscal. Factura con inversión del sujeto pasivo: usada en operaciones transfronterizas donde el comprador declara el IVA. Factura por entregas intracomunitarias: ventas entre países de la UE exentas de IVA. Factura bajo régimen de margen: aplicable a bienes de segunda mano, obras de arte u otros regímenes especiales. ¿Cómo comprobar si un número de IVA europeo es válido? El sistema VIES (VAT Information Exchange System) permite verificar números de IVA de la UE. Pasos básicos: Acceder al sistema VIES Seleccionar el Estado miembro Introducir el número de IVA Enviar la consulta El sistema confirmará si el número es válido o no está reconocido. ¿Cómo calcular y presentar la declaración de IVA ante HMRC? El IVA se calcula sobre el valor añadido en cada etapa de la actividad empresarial. Pasos básicos: Calcular el IVA repercutido en las ventas Calcular el IVA soportado en gastos y compras Restar el IVA soportado al IVA repercutido Resultado positivo: importe a pagar a HMRC Resultado negativo: importe a devolver Presentar la declaración a través de HMRC o software compatible Esquemas VAT One Stop Shop (OSS) El sistema OSS simplifica el cumplimiento del IVA para ventas B2C dentro de la UE. Union OSS Para empresas establecidas en la UE Permite declarar ventas transfronterizas desde un único país Incluye determinados servicios y ventas a distancia Non-Union OSS Para empresas no establecidas en la UE Aplica únicamente a servicios B2C Permite presentar una única declaración trimestral Ambos esquemas reducen la carga administrativa y evitan múltiples

What is a confirmation statement? ¿Qué es un confirmation statement? El confirmation statement es un documento que las sociedades limitadas y las LLP deben presentar ante Companies House para confirmar que la información básica de la empresa es correcta y está actualizada. Aunque no es un trámite pensado exclusivamente para comunicar cambios, permite actualizar determinados datos de la empresa, como: Información general de la compañía Códigos SIC Capital social Situación de las acciones en circulación Datos de los accionistas ¿Qué es un annual return? El annual return fue el documento que precedió al confirmation statement. Hasta junio de 2016, las empresas y LLP del Reino Unido estaban obligadas a presentar cada 12 meses el formulario AR01 ante Companies House. El objetivo del annual return era ofrecer una imagen puntual de la información legal de la empresa, incluyendo los nombres de los directores, accionistas y la dirección del domicilio social tal y como constaba en el registro público. Con la entrada en vigor de la Small Business, Enterprise and Employment Act, el annual return fue sustituido por el confirmation statement. Este nuevo sistema es más sencillo y permite actualizar la información de la empresa de forma más ágil, garantizando que el registro público se mantenga correcto y actualizado. ¿El confirmation statement es lo mismo que el annual return? No exactamente. Ambos documentos cumplen la función de confirmar los datos de la empresa, pero el confirmation statement sigue una normativa más actual y ofrece un proceso de presentación más simplificado y eficiente. ¿Qué empresas deben presentar un confirmation statement? Todas las empresas registradas en Companies House y que figuren en el registro oficial deben presentar un confirmation statement anual, incluidas: Sociedades limitadas privadas (LTD) Sociedades anónimas (PLC) Limited Liability Partnerships (LLP) Limited Partnerships (LP) Empresas inactivas (dormant companies) Este trámite es obligatorio tanto para empresas activas como inactivas y garantiza que la información pública sea correcta y esté al día. ¿Por qué las empresas inactivas deben presentar un confirmation statement? Aunque una empresa esté inactiva y no tenga actividad comercial, sigue estando registrada en Companies House. Por este motivo, debe confirmar que los datos que figuran en el registro público son correctos y no han cambiado. La ausencia de actividad no exime del cumplimiento de esta obligación legal. ¿Cómo presentar un confirmation statement ante Companies House? El confirmation statement puede presentarse de dos formas: Por correo postal, utilizando el formulario CS01. Existen dos versiones del formulario: una para periodos de revisión entre el 30 de junio de 2016 y el 4 de marzo de 2024, y otra versión actualizada para periodos posteriores al 4 de marzo de 2024. De forma online, a través del sistema WebFiling de Companies House. Para acceder, necesitarás tu dirección de correo electrónico y tu contraseña. ¿Cuál es el coste de presentar un confirmation statement? Nuestro servicio de Company Formations para la presentación del confirmation statement tiene un coste de £75. Este servicio garantiza el cumplimiento total de la Companies Act, la Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 y de toda la normativa societaria aplicable en el Reino Unido. ¿Qué es el periodo de revisión del confirmation statement? El periodo de revisión es el plazo de 12 meses sobre el que se basa el confirmation statement. Mediante este documento se confirma que los datos de la empresa no han cambiado durante ese periodo y que la información registrada en Companies House sigue siendo correcta. En empresas de nueva creación, el periodo de revisión comienza en la fecha de constitución y se extiende durante 12 meses. En empresas con más de un año de antigüedad, el periodo de revisión abarca los 12 meses posteriores a la fecha de presentación del último confirmation statement. El confirmation statement debe presentarse dentro de los 14 días siguientes al final del periodo de revisión.Incluso si no ha habido ningún cambio, la presentación sigue siendo obligatoria.

What is a current account? ¿Qué es una cuenta corriente para empresas? Una cuenta corriente está pensada para la operativa diaria de una empresa. Se utiliza para realizar pagos habituales como nóminas, facturas a proveedores y otros gastos necesarios para el funcionamiento del negocio. A diferencia de una cuenta de ahorro empresarial, que suele destinarse a mantener reservas de efectivo y generar intereses, la cuenta corriente permite acceder al dinero de forma inmediata. Es una herramienta clave para el día a día y para controlar de forma eficaz los movimientos y el flujo de caja. Principales características de una cuenta corriente empresarial Una buena cuenta corriente para empresas debería ofrecer: Integración con programas de contabilidad como Xero o QuickBooks, facilitando la gestión financiera Sin saldo mínimo o con requisitos muy reducidos Acceso a banca online y desde el móvil Tarjeta de débito para uso empresarial Posibilidad de descubierto para cubrir necesidades puntuales de liquidez Disponibilidad de chequera Visualización de movimientos en tiempo real ¿Cómo abrir una cuenta corriente y qué documentación se necesita? Para abrir una cuenta corriente empresarial en el Reino Unido, el banco solicitará información básica tanto del titular como del negocio. Datos personales Nombre completo y fecha de nacimiento Documento de identidad válido Justificante de domicilio Datos de contacto Número de la Seguridad Social (National Insurance Number), si resides en el Reino Unido Número de identificación fiscal si eres residente internacional Datos de la empresa Documentación de registro de la empresa (certificado de constitución y número de registro mercantil – CRN) Dirección comercial y datos de contacto Tipo de estructura empresarial: autónomo, LLP o sociedad limitada (Ltd o PLC) Actividad de la empresa Facturación anual estimada Datos de registro de IVA, si procede ¿Qué ventajas ofrece una cuenta corriente? Una cuenta corriente es esencial para la gestión diaria de un negocio y ofrece múltiples beneficios prácticos: Uso flexible sin necesidad de mantener un saldo mínimo Control en tiempo real de ingresos y pagos, con integración con software contable Posibilidad de operar en distintas divisas, ideal para negocios internacionales Acceso a financiación a corto plazo para cubrir desfases de tesorería Asignación de permisos a distintos miembros del equipo Gestión completa a través de banca online y aplicaciones móviles seguras Tipos de cuentas corrientes para empresas Los bancos ofrecen diferentes tipos de cuentas corrientes según la estructura del negocio y su volumen de facturación. Cuenta corriente estándar para pequeñas empresas Pensada para autónomos, freelancers y sociedades limitadas con hasta dos directores, normalmente con menos de un año de actividad y una facturación inferior a £1 millón. Características habituales: Sin saldo mínimo Operaciones gratuitas durante un periodo inicial (normalmente entre 12 y 24 meses) Ingresos de efectivo en cajeros sin límite Acceso a banca online y móvil Tarjeta de débito incluida Cuenta corriente para empresas de mayor tamaño Dirigida a empresas consolidadas con una facturación superior a £1 millón. Suele incluir: Atención personalizada para clientes empresariales Posibilidad de descubierto según elegibilidad Bonificaciones o descuentos en servicios bancarios Soporte especializado para la gestión de la cuenta Cuentas especiales para ONG y profesionales Diseñadas para organizaciones sin ánimo de lucro o profesionales que gestionan fondos de terceros, como abogados o contables. Características comunes: Hasta cuatro firmantes autorizados Sin comisiones mensuales ni por operación Acceso completo a banca online Diferencia entre una cuenta corriente y una cuenta de ahorro La cuenta corriente se utiliza para la operativa diaria del negocio: cobros, pagos a proveedores, gastos habituales y nóminas. Por el contrario, una cuenta de ahorro empresarial está pensada para guardar excedentes de liquidez que no se necesitan de forma inmediata. Estas cuentas suelen generar intereses y permiten hacer crecer el capital manteniendo el acceso a los fondos. ¿Una tarjeta de débito es una cuenta corriente? No. La tarjeta de débito no es una cuenta bancaria, sino un medio de pago vinculado a una cuenta corriente. Permite realizar compras, pagos y retiradas de efectivo directamente desde la cuenta. Según el tipo de cuenta, es posible emitir tarjetas de débito para determinados miembros del equipo, facilitando el control de gastos y el acceso autorizado a los fondos. ¿Un ISA es una cuenta corriente? No. Un ISA (Individual Savings Account) no es una cuenta corriente. Es una cuenta de ahorro personal con ventajas fiscales, diseñada para particulares y no para el uso empresarial. ¿Cuál es la mejor cuenta corriente para tu negocio? No existe una única mejor cuenta corriente para todos los negocios. La opción más adecuada depende de tus necesidades específicas, como si eres autónomo, no residente o si trabajas con clientes y proveedores internacionales. Mejores opciones de cuenta corriente por categoría Categoría Mejor opción Motivo Mejor para pequeñas empresas Counting Apertura sencilla y herramientas de contabilidad integradas, ideal para autónomos y pequeñas empresas. Mejor para no residentes Wise No requiere justificante de domicilio en Reino Unido y es muy práctica para negocios internacionales. Mejor para operar en varias divisas Airwallex Permite trabajar con múltiples monedas y ofrece tipos de cambio competitivos. Mejor para cobros online GoCardless Ideal para pagos recurrentes y domiciliaciones, con integración online sencilla.  

Plazos de la declaración del IVA, presentación y pago explicados ¿Cuáles son los periodos de IVA en el Reino Unido y los plazos de presentación y pago para LLP y LTD? En el Reino Unido, las pequeñas empresas que están registradas a efectos de IVA deben presentar sus declaraciones cuatro veces al año. Estos plazos están regulados por el sistema Making Tax Digital (MTD) para el IVA, que obliga a utilizar programas compatibles con MTD para todas las empresas dadas de alta en IVA. De forma general, los periodos trimestrales de IVA y sus fechas límite son los siguientes: Primer trimestre (Q1): del 1 de enero al 31 de marzo → presentación antes del 7 de mayo Segundo trimestre (Q2): del 1 de abril al 30 de junio → presentación antes del 7 de agosto Tercer trimestre (Q3): del 1 de julio al 30 de septiembre → presentación antes del 7 de noviembre Cuarto trimestre (Q4): del 1 de octubre al 31 de diciembre → presentación antes del 7 de febrero del año siguiente Como norma general, cada declaración de IVA debe enviarse un mes natural más siete días después de finalizar el trimestre correspondiente.Por ejemplo, la declaración de IVA que cubre el periodo del 1 de enero al 31 de marzo de 2025 deberá presentarse ante HMRC como máximo el 7 de mayo de 2025. Overview of VAT Due Dates Overview of VAT Due Dates VAT Task Deadline VAT Registration 30 days after you determine that your annual total VAT taxable turnover exceeds the £90,000 threshold. Submitting VAT returns One calendar month and 7 days after the end of an accounting period. Paying VAT owed 1 calendar month and seven days after the end of the accounting period. Annual Account Scheme 2 months after the end of the 12-month accounting period. Businesses on payments on account Pay monthly, with the payment due by the last working day of each month. How do I submit a VAT return? VAT-registered businesses must submit their VAT returns electronically using Making Tax Digital (MTD)-compatible software like Xero. If you are VAT-registered, you are automatically enrolled in MTD. You must keep digital records and file returns through approved software. To avoid penalties, ensure your VAT return is submitted before the deadline.