What is a VAT Number (Value Added Tax Identification Number)?
¿Qué es un número de IVA?
Un número de IVA (Value Added Tax Number), también conocido como VAT Registration Number (VRN), es un identificador único de nueve dígitos que se asigna a las empresas para recaudar y declarar el IVA.
En Inglaterra, Escocia y Gales, los números de IVA comienzan con el prefijo “GB”, mientras que en Irlanda del Norte utilizan el prefijo “XI”.
¿Por qué es importante tener un número de IVA?
El número de IVA identifica de forma única a cada empresa ante la administración tributaria y permite declarar y pagar correctamente el impuesto.
El IVA puede entenderse desde distintos puntos de vista:
Para el Estado, es un impuesto al consumo que genera ingresos públicos.
Para el consumidor, es un impuesto incluido en el precio final de bienes y servicios.
Para el fabricante, grava el valor que añade al producto, aunque puede recuperar el IVA soportado en sus costes.
Para el vendedor, se aplica en cada fase de la cadena de producción y distribución, garantizando que solo tribute el valor añadido en cada etapa.
Este sistema asegura transparencia y un reparto equitativo del impuesto a lo largo de la cadena comercial.
¿Quién necesita un número de IVA en el Reino Unido?
Una empresa en el Reino Unido que venda bienes o servicios B2B o B2C puede necesitar un número de IVA en dos situaciones:
Registro obligatorio
El registro es obligatorio cuando la facturación sujeta a IVA supera el umbral de £90.000 en el ejercicio fiscal 2024/25. Una vez superado, la empresa debe registrarse para cumplir con la normativa fiscal.
Registro voluntario
Las empresas que no alcanzan ese umbral pueden registrarse de forma voluntaria. Esta decisión debe valorarse cuidadosamente, teniendo en cuenta ventajas como la recuperación del IVA soportado y las obligaciones administrativas adicionales.
¿Cuándo necesita una empresa de la UE o fuera de la UE un número de IVA en el Reino Unido?
Una empresa con sede en la UE o fuera del Reino Unido puede necesitar un número de IVA británico en los siguientes casos:
Venta de productos mediante dropshipping o reventa a clientes del Reino Unido
Venta de productos o servicios digitales a clientes británicos
Uso de Amazon FBA con almacenamiento de productos en centros logísticos del Reino Unido
Ventas B2C en el Reino Unido
Cualquier empresa que venda directamente a consumidores británicos debe registrarse a efectos de IVA dentro de los 30 días posteriores a su primera operación imponible, incluso si la operación está sujeta a tipo cero.
¿Quién necesita un número de IVA en la Unión Europea?
Las empresas no residentes en la UE, como las establecidas en el Reino Unido, suelen necesitar un número de IVA en la UE si realizan operaciones transfronterizas.
No existe un umbral mínimo de facturación para no residentes.
Algunos supuestos habituales incluyen:
Venta de bienes a empresas registradas a efectos de IVA en la UE
Prestación de servicios transfronterizos dentro de la UE (B2B o B2C)
Importación de bienes o servicios en la UE con aplicación del mecanismo de inversión del sujeto pasivo
Comercio electrónico y servicios digitales a consumidores de la UE
Nota importante
No existe un único “número de IVA europeo”. Las empresas no residentes deben registrarse en el país de la UE donde se encuentren sus clientes.
Las empresas residentes en la UE, en cambio, están sujetas a un umbral conjunto de 10.000 € para ventas transfronterizas B2C.
¿Cómo obtener un número de IVA?
Registro de IVA en el Reino Unido
Debes registrarte a través de HMRC, utilizando tu cuenta Government Gateway. Las empresas extranjeras que realicen operaciones sujetas a IVA en el Reino Unido también deben registrarse.
Registro de IVA en la UE
Si operas en la UE desde fuera, debes identificar el país de registro y seguir el procedimiento fiscal de ese Estado miembro, normalmente a través de su portal tributario online.
¿Cómo facturar con un número de IVA en la UE?
En la UE, las empresas deben emitir una factura de IVA cuando se realiza una operación sujeta a impuesto. Existen distintos tipos de factura según la operación:
Tipos de facturas de IVA en la UE
Factura completa de IVA: usada en operaciones B2B y en transacciones B2C de mayor importe.
Factura simplificada: utilizada en operaciones de bajo valor (normalmente inferiores a 100 €).
Factura modificada: adaptada a sectores o necesidades específicas.
Factura de autofacturación: emitida por el cliente en nombre del proveedor, con autorización previa.
Factura proforma: documento informativo previo, sin validez fiscal.
Factura con inversión del sujeto pasivo: usada en operaciones transfronterizas donde el comprador declara el IVA.
Factura por entregas intracomunitarias: ventas entre países de la UE exentas de IVA.
Factura bajo régimen de margen: aplicable a bienes de segunda mano, obras de arte u otros regímenes especiales.
¿Cómo comprobar si un número de IVA europeo es válido?
El sistema VIES (VAT Information Exchange System) permite verificar números de IVA de la UE.
Pasos básicos:
Acceder al sistema VIES
Seleccionar el Estado miembro
Introducir el número de IVA
Enviar la consulta
El sistema confirmará si el número es válido o no está reconocido.
¿Cómo calcular y presentar la declaración de IVA ante HMRC?
El IVA se calcula sobre el valor añadido en cada etapa de la actividad empresarial.
Pasos básicos:
Calcular el IVA repercutido en las ventas
Calcular el IVA soportado en gastos y compras
Restar el IVA soportado al IVA repercutido
Resultado positivo: importe a pagar a HMRC
Resultado negativo: importe a devolver
Presentar la declaración a través de HMRC o software compatible
Esquemas VAT One Stop Shop (OSS)
El sistema OSS simplifica el cumplimiento del IVA para ventas B2C dentro de la UE.
Union OSS
Para empresas establecidas en la UE
Permite declarar ventas transfronterizas desde un único país
Incluye determinados servicios y ventas a distancia
Non-Union OSS
Para empresas no establecidas en la UE
Aplica únicamente a servicios B2C
Permite presentar una única declaración trimestral
Ambos esquemas reducen la carga administrativa y evitan múltiples registros de IVA.
¿Cómo registrarse para un número de IVA en países de la UE?
Las empresas pueden optar por tres regímenes:
Union OSS
Para empresas establecidas en la UE
Registro en el país de domicilio
No se asigna un nuevo número de IVA
Non-Union OSS
Para empresas no establecidas en la UE
Registro en cualquier Estado miembro
Declaraciones centralizadas
Registro de IVA nacional en la UE
Para empresas con establecimiento permanente
Registro en el país donde se supera el umbral de 10.000 € o el umbral local
Requiere documentación adicional y trámites locales
