Companies House WebFiling Moves to GOV.UK One Login on 13 October 2025
Companies House WebFiling migra a GOV.UK One Login: qué cambia y por qué es importante
El 13 de octubre de 2025, el sistema Companies House WebFiling pasó a integrarse con GOV.UK One Login. Este cambio no es aislado, sino parte de una transformación mucho más amplia impulsada por la Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 (ECCTA).
A partir de esta reforma, Companies House deja de ser un mero registro pasivo y pasa a actuar como organismo regulador activo, con capacidad para revisar, cuestionar y rechazar presentaciones, así como exigir documentación adicional cuando la información no sea coherente.
En este artículo se explica cómo funciona la migración a GOV.UK One Login, qué ocurre con el código de autenticación de la empresa, los nuevos requisitos de verificación de identidad y el registro ACSP, y cómo afectan estos cambios a directores, contables y asesores.
Puntos clave del cambio a GOV.UK One Login
Desde el 13 de octubre de 2025, ya no es posible compartir el acceso a una cuenta de WebFiling.
Cada persona que presente documentos (directores, contables, empleados autorizados) debe crear su propio GOV.UK One Login con un email único.
Al vincular una cuenta antigua de WebFiling a un solo One Login, se elimina automáticamente el acceso de todos los demás usuarios compartidos.
El código de autenticación de la empresa sigue siendo válido y esencial, ya que acredita la autoridad para presentar documentos, incluso con el nuevo sistema.
¿Para qué sirve Companies House WebFiling?
WebFiling es el servicio gratuito online de Companies House que permite presentar digitalmente la mayoría de los documentos legales de sociedades limitadas y LLP.
Se utiliza para tareas habituales como:
Presentar confirmation statements
Depositar cuentas anuales
Registrar emisiones de acciones
Modificar datos de la empresa (domicilio social, directores, etc.)
Normalmente, los documentos se procesan en unas 24 horas, lo que lo convierte en un sistema más rápido y económico que el envío en papel.
Cambio importante de acceso
Aunque la plataforma de presentación sigue existiendo, el acceso ahora solo es posible a través de GOV.UK One Login.
Además, no todas las empresas pueden usar WebFiling, incluso tras la migración. Quedan excluidas:
Empresas cuyo número solo contiene dígitos
Sociedades con prefijos NI, RO o SC
LLP con prefijos OC, SO o NC
Empresas con más de 1.000 accionistas
Estructuras accionariales complejas o con listas de filiales obligatorias
Cómo funciona el código de autenticación de la empresa (y por qué sigue siendo imprescindible)
El código de autenticación actúa como la firma digital de la empresa. Es un código alfanumérico de 6 caracteres que autoriza la presentación de documentos ante Companies House. Sin este código, no es posible realizar trámites online.
Se envía por correo postal al domicilio social tras la constitución de la empresa (normalmente en 5 días laborables).
No se envía por email.
Puede enviarse al domicilio de un director activo si se solicita.
Si pierdes el código
Puedes solicitar uno nuevo desde WebFiling indicando el número de la empresa. El código se enviará nuevamente por correo postal.
Seguridad con One Login
Ahora la seguridad se basa en tres elementos combinados:
Tu cuenta personal GOV.UK One Login
Autenticación en dos factores
El código de autenticación de cada empresa
Cada código de empresa se vincula al login personal del usuario, no a una cuenta compartida.
Fin de las cuentas compartidas de WebFiling
Desde octubre de 2025:
Solo una persona puede vincular una cuenta antigua de WebFiling a su One Login.
El resto de usuarios pierde el acceso automáticamente.
Cada miembro del equipo debe crear su propia cuenta y obtener autorización empresa por empresa mediante códigos de autenticación.
Esto obliga a gestionar múltiples cuentas individuales, en lugar de una cuenta compartida.
Impacto en contables, asesores y equipos internos
Contables y bookkeepers
Cada profesional debe tener:
Su propio GOV.UK One Login
Autorización individual para cada cliente mediante el código de autenticación
La carga administrativa aumenta, especialmente para quienes gestionan muchos clientes.
Agentes de constitución de empresas
Antes, una sola cuenta gestionaba cientos de empresas. Ahora:
Cada empleado necesita acceso individual
Los códigos deben distribuirse y controlarse cuidadosamente
Es necesario revisar los procesos de entrega y control de clientes
Equipos de secretaría societaria
Las grandes empresas y grupos con filiales deben:
Decidir quién necesita acceso
Solicitar códigos para cada entidad
Coordinar autorizaciones de forma individual
El acceso compartido dejó de existir oficialmente el 13 de octubre de 2025.
Usuarios de software externo
El uso de software de terceros sigue siendo posible, pero las cuentas con presenter ID también deben estar vinculadas a GOV.UK One Login y gestionadas a nivel individual.
Verificación de identidad y registro ACSP: los próximos cambios
La migración a GOV.UK One Login es solo el primer paso. Entre finales de 2025 y principios de 2026 entran en vigor dos nuevas obligaciones clave.
Verificación de identidad
Desde el 18 de noviembre de 2025:
Todos los directores y PSC deben verificar su identidad
Los nuevos directores tienen 14 días desde su nombramiento
Los existentes dispondrán de ventanas de verificación durante un periodo transitorio de 12 meses
Tras la verificación, Companies House emitirá un código personal de 11 caracteres, distinto del código de empresa y del One Login, necesario para determinados trámites.
Registro como ACSP
El registro como Authorised Corporate Service Provider (ACSP) será obligatorio para:
Contables
Agentes de constitución
Cualquier persona que presente documentos en nombre de terceros
Registro voluntario: desde el 18 de marzo de 2025
Registro obligatorio: primavera de 2026
Coste: £55 (pago único)
Obligación de supervisión bajo normativa AML del Reino Unido
Desde el 8 de abril de 2025, los ACSP también pueden ofrecer servicios de verificación de identidad, creando una posible nueva línea de ingresos.
Esta reforma refuerza el control y la transparencia, pero puede llevar a que pequeños despachos abandonen estos servicios por el aumento de obligaciones regulatorias.
